Traduire un document administratif : pourquoi faire appel à un traducteur assermenté ?

L’implantation de votre business à l’étranger soulève une multitude de questions auxquelles vous n’avez pas pensé auparavant. C’est tout à fait normal car l’internationalisation demande une organisation et une rigueur irréprochables. Au fur et à mesure de l’avancement de votre projet vous pourrez vous confronter à des démarches administratives qui nécessiteront l’intervention d’experts, notamment quant à la traduction de vos documents. En faisant un tour sur le web ou en demandant conseil à votre entourage, vous allez entendre des termes comme “traduction assermentée”, “traduction certifiée”, “traduction légale” ou encore “traduction jurée”. EAZYLANG vous a préparé un mini-guide pour vous aider dans les démarches d’officialisation de vos documents.

Pourquoi traduire un document administratif ?

Selon le pays d’implantation que vous visez, la langue peut être différente de la langue officielle de votre pays (ou même de l’alphabet). Par conséquent, toute démarche administrative entraînera la traduction de vos documents. Au-delà de vos documents d’état civil, d’autres besoins de traduction surgiront selon votre projet. Créer un partenariat, répondre à un appel d’offre, officialiser vos contrats – un traducteur assermenté doit intervenir pour rendre recevable la traduction de vos documents administratifs. Néanmoins, selon votre cas, la procédure d’officialisation peut entraîner encore plus d’étapes : EAZYLANG vous décrit les procédures clés et les cas spécifiques pour chacun d’entre eux.

 Astuce EAZYLANG 

En France, le statut de traducteur assermenté est attribué par la Cour d’Appel. Dans chaque pays, le système d’assermentation peut être différent. Par exemple en Allemagne, c’est Landgericht qui est en charge des traducteurs experts. Dans d’autres pays, c’est le Tribunal ou le Ministère des Affaires Étrangères qui nomme les traducteurs assermentés. Dans certains pays la notion de traduction assermentée (“sworn translator”) n’existe pas. Si vous résidez en dehors des frontières françaises, renseignez-vous auprès des autorités locales sur la législation en vigueur concernant l’officialisation de vos documents.

Si vous résidez en France et avez un doute sur les conditions spécifiques des autorités étrangères concernant la traduction de vos documents, ayez le réflexe de contacter le Consulat ou l’Ambassade du pays que vous visez. Il vaut mieux être informé au préalable des démarches à suivre car selon les destinations, les exigences peuvent être plus ou moins conséquentes, longues et coûteuses.

Traducteur assermenté : un expert dans son domaine

En France, le statut de traducteur assermenté est attribué par la Cour d’Appel. Un traducteur assermenté est donc un expert judiciaire. Il possède d’importantes connaissances en termes de linguistique, de terminologie et de législation. De même, le traducteur assermenté est soumis au secret professionnel afin de garantir la confidentialité des données et des informations. Étant officier ministériel, il suit un code de déontologie qui régit sa profession. Il appose son cachet et sa signature sur la traduction pour certifier sa conformité. La traduction devient alors “certifiée conforme à l’original” ou “officielle”. Au-delà de l’aspect légal, le traducteur assermenté doit également respecter une charte de qualité, notamment en termes de mise en page et de présentation de documents traduits.

La traduction assermentée

La traduction assermentée est une traduction réalisée par un traducteur expert judiciaire, dit “traducteur assermenté”. En France, quand il s’agit d’une traduction d’une langue étrangère vers le français, la traduction assermentée suffit pour être valable devant les autorités. La traduction assermentée est le seul type de traduction qui peut être recevable par l’administration française. En effet, seuls les traducteurs assermentés sont autorisés à traduire tous types de documents officiels, qu’ils soient juridiques ou administratifs.

En réalité “être assermenté” veut dire “avoir prêté serment en vue de l’exercice d’une mission, d’une fonction, d’une profession” – Larousse. Par conséquent on parle d’un “traducteur assermenté” car c’est une personne qui a prêté serment, donc logiquement le terme “assermenté” ne peut pas vraiment être employé pour une traduction. Néanmoins, c’est le terme qui est entré dans l’usage et c’est également celui qui est le plus utilisé pour désigner une traduction effectuée par un traducteur assermenté. C’est celui que vous allez entendre le plus et rencontrer le plus sur le web, mais aussi dans les agences de traduction spécialisées. Les termes précis donnés par le site officiel de l’administration française sont “traduction certifiée conforme à l’original” et “traduction officielle”. Parfois les termes “traduction agréée” ou “jurée” sont acceptés comme étant des synonymes. Cependant, pour faciliter la compréhension de cet ouvrage et s’adapter au langage courant nous utilisons le terme “traduction assermentée” dans notre écriture.

 Astuce EAZYLANG 

Au moment où vous vous apprêtez à faire traduire votre document, et surtout dans des cas d’urgence, pensez à un critère important : si vous devez faire traduire du français vers une langue étrangère, il est préférable de choisir un traducteur assermenté inscrit sur la liste des experts judiciaires de votre ville de résidence. La proximité géographique avec votre traducteur assermenté et avec sa Cour d’Appel de référence pourrait être utile pour faciliter vos démarches (notamment dans le cas ou il est nécessaire de présenter les originaux des documents auprès des instances administratives).

La certification

La certification est nécessaire si vous devez faire traduire vos document du français vers une langue étrangère. Elle désigne l’authentification de la signature du traducteur assermenté. Pour certifier la signature de votre traducteur assermenté, il est nécessaire de s’adresser à la mairie du lieu de résidence du traducteur assermenté, ou auprès d’un notaire (prestation souvent payante). La certification s’effectue afin de légaliser ou d’apostiller une traduction assermentée par la suite.

 Astuce EAZYLANG 

Une fois la traduction effectuée, le traducteur assermenté envoie le document traduit (signé et cacheté) par voie postale. Vous recevez toujours une version papier de votre traduction assermentée car le document n’est recevable par les autorités qu’en version originale.

Attention, certaines autorités étrangères exigent que le traducteur assermenté travaille à partir d’un document original en version papier afin de garantir l’exactitude des informations. Certains pays demandent également à ce que le traducteur assermenté appose sa signature et son cachet sur votre document original (selon le type de document).

Renseignez-vous auprès du Consulat ou de l’Ambassade du pays visé au sujet des exigences requises concernant les modalités de traduction.

La légalisation

La légalisation auprès du Ministère des Affaires Étrangères

Désormais votre traduction est assermentée et certifiée. Cependant, afin d’obtenir une valeur légale à l’étranger, votre document traduit doit maintenant être légalisé.

La légalisation intervient après l’étape de certification et se fait soit par courrier soit sur place au Ministère des Affaires Étrangères. La mission du Ministère des Affaires Étrangères est de valider la traduction assermentée puis de la transmettre au Consulat ou à l’Ambassade du pays que vous visez. Attention, certains pays exigent une double légalisation : il s’agit de celle des autorités françaises mais également de celles de leurs propres autorités consulaires.

 Astuce EAZYLANG 

Contactez le Bureau des Légalisations du Ministères des Affaires Étrangères ou le Service de l’Apostille de la Cour d’Appel de votre traducteur assermenté pour vous renseigner sur l’exigence de la légalisation du pays visé.

L’apostille

Certains pays n’exigent pas la légalisation d’un document auprès du Ministère des Affaires Étrangères. Pour rendre un document légal, parfois une apostille suffit. Dans ce cas, il faut présenter l’original et la traduction assermentée auprès de la Cour d’Appel de votre traducteur assermenté. Le service de l’Apostille reçoit vos documents afin de comparer la signature du traducteur assermenté qui a traduit votre document avec celle enregistrée dans le registre de traductions. Si la signature est identique, l’officier chargé de la légalisation appose un ultime tampon pour authentifier la signature du traducteur. Cela rend votre document “apostillé”.

 Astuce EAZYLANG 

Vous trouverez les informations nécessaires sur les pays supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers en consultant La Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Nommée également “Convention Apostille”, elle facilite la circulation des actes publics en remplaçant les formalités lourdes et coûteuses par la simple émission d’une apostille.

 

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